SOAP

Is geschreven door de schoonmaakbranche voor de schoonmaakbranche. Dit heeft geresulteerd in een gemakkelijke en gebruikersvriendelijke applicatie waarbij alle processen van de branche logisch en praktisch zijn geïmplementeerd. Gebruikmakend van SOAP zult u veel minder tijd kwijt zijn aan administratieve processen en door de verregaande automatisering zullen er ook minder fouten gemaakt worden. Dit alles resulteert in een aanzienlijke tijd- en kostenreductie. Ook zult u merken dat bij het gebruik van SOAP de daad- en slagkracht van uw organisatie met sprongen vooruit gaat. Dit mede door ISO 9001 – 2008 ondersteuning en de onderliggende kwaliteitscontrole documenten van de VSR.

Hieronder vind u een overzicht van een beknopt aantal applicatie functionaliteiten van SOAP.

Applicatie / instellingen :
Hieronder een voorbeeld van de applicatie instellingen waarin gegevens zoals :

•   NAW gegevens
•   Logo´s
•   Grootboek rekeningen
•   Uur en BTW tarieven, voorrijkosten
•   Contactpersonen, Digitale handtekening
•   Overige tarieven, opslagen, reminder en waarschuwing parameters
•   CAO lonen, loongroepen en functieomschrijvingen

Eenmaal geconfigureerd is de applicatie gereed voor gebruik.

Hieronder een voorbeeld van de de klachten administratie, deze is afgestemd op de ISO 9001-2008 er is ook te filteren op klachtomschrijvingen waardoor u trends in klachten kunt herkennen. Tevens zijn eventueel de procedures, werkinstructies en documenten verkrijgbaar en op te slaan in de containers van de SOAP database.


Hieronder vind u een voorbeeld van de procedure orderdoorloop. Deze worden opgestart vanuit SOAP en geopend met uw standaard webbrowser.

Enkele voorbeelden van een aantal modules :
Klanten module :

•   Registratie van klanten
•   Contactpersonen
•   Contractwerk
•   Alarmcodes
•   Klachten / feedback
•   Documenten beheer
•   Terugkerende taken
•   Prognose marge / winst
•   Etc.

Personeel module :
Registratie van personeelsleden met de daaraan gekoppelde zaken zoals

•   Urenregistratie
•   Contract en werktijden registratie
•   Sleutelregistratie
•   Verlof en ziekte registratie
•   Documenten beheer
•   Functieomschrijvingen en verloningen volgens de CAO.
•   Overzicht rooster
•   Etc.

Voorraad en logistiek module :

•   Voorraad beheer
•   Minimale gewenste voorraad
•   Fysieke en economische voorraad
•   Bestellen van artikelen t.b.v. klanten
•   Uitleveren middels pakbonnen en de facturatie hiervan.
•   Etc.

Inventaris module :

•   Registratie
•   Afschrijving
•   Inplannen van terugkerende taken zoals bijv : onderhoud en controle
•   Etc.

Inkomende rekeningen module :

Inkomende rekeningen kunnen worden verwerkt in SOAP waarbij er eenvoudig maandelijks een btw rapportage uitgedraaid kan worden t.b.v. de aangifte.

Werkopdrachten module :

•   Inplannen
•   Registreren en factureren van losse opdrachten waaronder :
   •   Gewerkte uren
   •   Gebruikte gereedschappen
   •   Materialen
   •   Voorrijdkosten
   •   Inhuur onderaannemers
   •   Etc.

Agenda module :

•   Inzicht rooster personeel
•   Rooster wijzigingen bij ziekte en verlof.

ToDo module :

•   Automatische facturatie contractwerk
•   BTW aangifte
•   In & Verkoop rapportage
•   Vakantie planning
•   Diverse meldingen zoals :
   •   Aflopende contact klanten
   •   Geplande taken
   •   Aflopende personeelslegitimaties en verjaardagen
   •   Disputen
   •   Te factureren pakbonnen en werkopdrachten
   •   Debiteuren bewaking
   •   Marges en winstprognose per klant
   •   ISO documenten
   •   Werkinstructies
   •   Procedures
   •   Bankafschriften
   •   Offerte bewaking
   •   Etc.

Voorbeelden van geautomatiseerde processen :

•   Batch facturatie, automatische facturatie van periodiek contractwerk gefactureerd.
•   Onderaannemers, automatische bestellingen voor periodiek uitbesteed werk zoals bijvoorbeeld glasbewassing.
•   Koppelingen externe boekhoudingkantoren, inkoop, verkoop, btw en uren rapportages inzake de boekhouding en loonstroken.
•   Alle documenten, pakbonnen, bestellingen, facturen, werkopdrachten, herinneringen en overige rapportages zijn af te drukken en met 1 druk op de knop in PDF te mailen.

Voorbeeld van een uitgaande pakbon :

Voorbeeld van een uitgaande rekening :